Warum ist eine Strategie für die Einführung neuer digitaler Methoden erforderlich? Ist es nicht besser einfach loszulegen und dann zu schauen wie es läuft? Gegebenenfalls kann man ja den Prozess noch korrigieren und so auf Probleme reagieren.
Bei kleineren Anpassungen kann dies zu schnellen Erfolgen führen, jedoch wirken sich einige Veränderungen viel stärker auf die etablierten Prozesse aus und können zu größeren Schwierigkeiten führen. Das rechtzeitige Reagieren wird dann immer aufwändiger bzw. ist, wenn die Probleme einmal aufgetreten sind, nicht mehr möglich.
Um die Herausforderung zu verstehen schauen wir uns an, was bei Veränderungen grundsätzlich schief gehen kann? Dafür nehmen wir einmal an, dass wir in unserem Unternehmen oder unserer Institution eine neue Methode anwenden wollen. Die Methode (wie z.B. die digitale Planung) ist grundsätzlich nicht so einfach, sie benötigt viel Zeit und auch Investitionen in neue Hard- und Software sowie zusätzliche Schulungen. Dennoch wird das Wagnis eingegangen, vielleicht auch aufgrund eines äußeren, aus der Fachbranche stammenden Veränderungswillens.
Nun soll es losgehen. Die Veränderung wird durch eine Leitungsgruppe erdacht und in einer Fachgruppe oder einem Team getestet. Was könnte dann passieren?
- Die Veränderung wird nicht erst genommen. Kollegen und Mitarbeiter wollen sich nicht wirklich beteiligen und verharren in einer Blockadehaltung bzw. versuchen die Methode als falschen Weg darzustellen. Fazit: Die Veränderung bleibt stecken noch bevor sie begonnen hat. Der Betrieb wird von außen als nicht innovativ wahrgenommen.
- Der Veränderungsprozess konnte erfolgreich begonnen werden. Erste kleine Teilerfolge konnten realisiert werden, jedoch sinken die Motivation und die Stimmung in den betroffenen Teams kontinuierlich. Der Schwung des Anfanges ist vorbei, weitere Teilerfolge lassen sich nicht mehr realisieren. Der Wunsch zur vorangegangenen „funktionierenden“ Methode zurückzukehren wird immer lauter. Fazit: Die kostenintensive Investition in den Veränderungsprozess kann nicht wieder refinanziert werden, da sich die neue Methode nicht einführen lässt. Die Veränderung wird zur Investitionsruine.
- Die neue Methode wird erfolgreich in einem Teil des Unternehmens realisiert. Die Kollegen, welche nicht an dem Veränderungsprozess teilgenommen haben, fühlen sich jedoch abgehängt und es kommt zum Konflikt. Furcht und Angst vor einer zu schnellen Umstellung und deren Folgen machen sich breit. Fazit: Die Stimmung im Unternehmen verschlechtert sich und die gesamte Produktivität leidet darunter.
Damit es nicht zu den beschriebenen Ereignissen kommt, ist es zunächst ratsam sich die Ursachen anzuschauen. Grundsätzlich führen Veränderungen, die wir nicht selbst herbeigeführt haben, zu Sorgen bzw. Angst. Verstärkt wird dieser Effekt, wenn der Nutzen der neuen Methode nicht klar ist und die Richtung der Veränderung nicht eindeutig dargestellt wurde. Ein weiterer Aspekt ist die Kommunikation, fehlt diese, werden Teilerfolge nicht richtig gewürdigt oder wird ausreichendes (auch kritisches) Feedback nicht gegeben, geht auf Dauer der Sinn und die Motivation bei den Beteiligten verloren.
Was sind nun geeignete Maßnahmen, um eine Veränderung im Unternehmen zu realisieren?
Wie der Titel bereits signalisiert steht die Strategie an oberster Stelle. Sie definiert das Ziel und gibt erste Überlegungen wie es erreicht werden kann. Alle weiteren Handlungen leiten sich aus dieser Strategie ab. Dabei sind nicht nur technische Aspekte sondern auch die sozialen Belange zu berücksichtigen.
Folgende Schritte sind nun zu beachten:
- Eine Strategie soll so aufgebaut werden, dass die Ziele, der Nutzen und die grobe Herangehensweise beschrieben wird.
- Die Strategie soll mittels geeigneter Medien dokumentiert und auch kommuniziert werden.
- Die einzelnen Handlungen können nun aus der Strategie abgeleitet werden.
- Neben den technischen Aspekten wird eine geeignete Kommunikation geplant. Dies betrifft nicht nur die reine Ansage von Oben nach unten, sondern auch die Beantwortung von Rückfragen und den Austausch innerhalb des Unternehmens.
- Die Handlungen müssen regelmäßig hinterfragt und durch eine geeignete Fehlerkultur angepasst werden. Auch die Strategie kann in Abständen kritisch hinterfragt werden.
All dies ist sicher nicht einfach und es bindet neben dem laufenden Betrieb zusätzliche Kräfte, jedoch können die Veränderungen somit planungssicher umgesetzt werden. Auch die Wirkung der getätigten Investitionen kann somit realisiert werden.